Avaliação da conformidade e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Formação Profissional

A sua entidade formadora está preparada para uma auditoria de acompanhamento da DGERT? Tem a certeza de que os procedimentos, documentos e práticas da sua organização continuam a cumprir os requisitos de certificação?

A Tecla – Formação Profissional® disponibiliza um serviço especializado de Auditoria Interna ao Sistema de Gestão da Formação Profissional – Referencial DGERT, destinado a entidades formadoras certificadas que pretendam avaliar o cumprimento dos requisitos de certificação, identificar eventuais não conformidades e oportunidades de melhoria e reforçar as condições necessárias à manutenção da certificação.

Com mais de 20 anos de experiência em consultoria, certificação e acompanhamento de entidades formadoras, a Tecla assegura uma intervenção técnica independente, sistemática e orientada para a melhoria dos procedimentos e práticas associados à atividade formativa.

A nossa abordagem vai além da simples verificação documental. Procuramos avaliar a efetiva implementação e funcionamento do Sistema de Gestão da Formação, identificando fragilidades, riscos de incumprimento e oportunidades de melhoria, de modo a apoiar a organização na preparação para futuras ações de acompanhamento ou auditoria da DGERT.

Como desenvolvemos a auditoria interna

O serviço estrutura-se em quatro fases, desde a preparação da auditoria até à apresentação dos resultados e recomendações de melhoria.

1. Preparação e planeamento da auditoria

A intervenção inicia-se com a recolha de informação sobre a entidade formadora, a sua estrutura organizacional, as Áreas de Educação e Formação (AEF) certificadas e a atividade formativa desenvolvida.

Nesta fase, procedemos à análise preliminar dos principais documentos do Sistema de Gestão da Formação, designadamente o Manual da Qualidade da Atividade Formativa, o Plano de Atividades, o Balanço de Atividades e as Regras de Funcionamento da Formação.

Com base nesta informação, definimos o âmbito, os objetivos, os critérios e a metodologia da auditoria, bem como os processos e períodos de atividade a analisar.

2. Elaboração e envio do plano de auditoria

Antes da realização da auditoria, disponibilizamos à entidade formadora um plano de auditoria que identifica:

  • Os objetivos, o âmbito e os critérios de auditoria
  • Os requisitos e processos a verificar
  • A metodologia de avaliação
  • A documentação e os registos a disponibilizar
  • Os responsáveis e intervenientes
  • A data, o local, a duração e a organização dos trabalhos

Este planeamento permite que a entidade conheça antecipadamente as condições de realização da auditoria e organize os recursos e a documentação necessários.

3. Realização da auditoria

A auditoria tem como referência o Sistema e Requisitos de Certificação de Entidades Formadoras da DGERT, abrangendo as três grandes dimensões do Referencial de Qualidade.

Requisitos de estrutura e organização interna

  • Recursos humanos afetos à atividade formativa
  • Espaços, instalações e equipamentos

Requisitos de processos no desenvolvimento da formação

  • Planificação e gestão da atividade formativa
  • Conceção, desenvolvimento e avaliação da formação
  • Regras de funcionamento da atividade formativa
  • Organização e manutenção dos Dossiês Técnico-Pedagógicos
  • Contratos de formação
  • Tratamento de reclamações

Requisitos de resultados e melhoria contínua

  • Análise e avaliação dos resultados da atividade formativa
  • Acompanhamento pós-formação
  • Identificação e implementação de ações de melhoria contínua

A auditoria é realizada através da análise documental, verificação de registos e evidências e interação com os responsáveis pela gestão e desenvolvimento da atividade formativa.

A avaliação segue uma metodologia de amostragem, mediante a seleção de documentos, processos, ações de formação e registos representativos da atividade desenvolvida, tendo em consideração o volume de formação, os requisitos aplicáveis e as características da organização.

A análise dos Dossiês Técnico-Pedagógicos é igualmente efetuada por amostragem, permitindo verificar a aplicação dos procedimentos e o cumprimento dos requisitos documentais e pedagógicos nas ações de formação selecionadas.

4. Elaboração e apresentação do relatório de auditoria

Após a realização da auditoria, elaboramos um Relatório de Auditoria Interna, no qual são sistematizados os resultados da avaliação e identificadas as situações que necessitam de correção, atualização ou melhoria.

O relatório inclui:

  • Identificação do âmbito, objetivos, critérios e metodologia da auditoria;
  • Informação sobre a realização dos trabalhos e os responsáveis envolvidos;
  • Apreciação global do grau de conformidade do Sistema de Gestão da Formação;
  • Identificação dos principais pontos fortes e fragilidades;
  • Descrição das não conformidades, lacunas documentais e oportunidades de melhoria;
  • Referência aos requisitos aplicáveis e às evidências analisadas;
  • Recomendações de correção e melhoria;
  • Identificação das áreas de intervenção prioritária.

O relatório é disponibilizado à entidade formadora, constituindo um instrumento de apoio à definição de ações corretivas e à melhoria contínua do Sistema de Gestão da Formação.

Apoio técnico à implementação de melhorias

Para além da realização da auditoria interna, a Tecla – Formação Profissional® disponibiliza serviços complementares de consultoria e apoio técnico, destinados a apoiar a entidade na resolução das situações identificadas e na melhoria dos seus procedimentos e instrumentos de gestão da formação.

Estes serviços podem incluir:

  • Apoio à definição e implementação de ações corretivas e de melhoria;
  • Revisão e atualização de procedimentos e documentos do Sistema de Gestão da Formação;
  • Análise e regularização de Dossiês Técnico-Pedagógicos;
  • Apoio à elaboração ou atualização de Planos de Atividades e Balanços de Atividades;
  • Orientação técnica sobre o cumprimento dos requisitos de certificação;
  • Preparação da entidade para futuras auditorias ou ações de acompanhamento da DGERT.

O âmbito e as condições destes serviços são definidos em função das necessidades identificadas e da intervenção pretendida pela entidade.

Não hesite em contactar-nos. Fale connosco. Podemos avaliar as necessidades da sua organização e apresentar uma proposta de auditoria interna ajustada à sua estrutura, dimensão e volume de atividade formativa, contribuindo para a manutenção das condições de certificação e a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Formação Profissional.

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