Consultoria para implementação, auditoria interna e preparação para a certificação ISO 21001
A sua organização pretende obter a certificação ISO 21001? Procura um parceiro especializado para implementar um sistema de gestão que reforce a qualidade, a eficácia e a melhoria contínua dos seus serviços de educação e formação?
A Tecla – Formação Profissional® disponibiliza serviços especializados de consultoria e acompanhamento técnico na conceção, implementação e avaliação do Sistema de Gestão das Organizações Educativas/ Formativas, de acordo com os requisitos da norma internacional ISO 21001.
Com uma experiência consolidada na gestão da qualidade e no desenvolvimento de sistemas de gestão aplicados à formação profissional, a Tecla apoia organizações que pretendam estruturar os seus processos, melhorar o desempenho e demonstrar o compromisso com a qualidade dos serviços prestados e a satisfação dos formandos e restantes partes interessadas.
A nossa intervenção assenta numa abordagem prática, colaborativa e ajustada à realidade de cada organização, privilegiando a integração dos requisitos normativos nos processos de gestão e nas práticas quotidianas, em vez da simples produção de documentação para efeitos de certificação.
O objetivo é desenvolver um sistema de gestão consistente, funcional e sustentável, que contribua efetivamente para a qualidade da atividade educativa e formativa, a melhoria contínua e o reforço da confiança dos clientes e restantes partes interessadas.
Como desenvolvemos o processo de implementação e certificação ISO 21001
O serviço está estruturado em sete fases, desde o diagnóstico inicial até à preparação e acompanhamento do processo de certificação.
1. Diagnóstico organizacional e avaliação inicial
A intervenção inicia-se com uma análise da organização, da sua estrutura, dos processos de gestão e das práticas associadas à atividade educativa ou formativa.
Esta fase inclui:
- Caracterização da organização, da sua atividade e do respetivo contexto;
- Análise da estrutura organizacional, responsabilidades e recursos;
- Identificação dos processos e procedimentos existentes;
- Identificação das necessidades e expectativas dos formandos, clientes e outras partes interessadas;
- Avaliação do grau de conformidade das práticas existentes face aos requisitos da ISO 21001;
- Identificação de lacunas, prioridades de intervenção e oportunidades de melhoria.
O diagnóstico permite determinar o ponto de partida e definir uma estratégia de implementação adequada à dimensão, características e maturidade da organização.
2. Planeamento do projeto
Com base nos resultados do diagnóstico, é elaborado um plano de implementação do Sistema de Gestão para Organizações de Educação e Formação, estabelecendo:
- O âmbito do sistema de gestão e da certificação pretendida;
- Os processos e atividades abrangidos;
- As etapas de implementação e o respetivo cronograma;
- As responsabilidades dos diferentes intervenientes;
- Os procedimentos, instrumentos e documentos a desenvolver ou adaptar;
- As prioridades de intervenção e os mecanismos de acompanhamento.
O planeamento procura assegurar uma implementação progressiva, organizada e compatível com o funcionamento da organização.
3. Conceção e implementação do sistema de gestão
Esta fase constitui o núcleo central do projeto e compreende a definição, organização e implementação dos processos, procedimentos e instrumentos necessários ao cumprimento dos requisitos da ISO 21001.
A intervenção pode abranger, designadamente:
- Definição da política e dos objetivos do sistema de gestão;
- Identificação e caracterização dos processos organizacionais;
- Definição de responsabilidades e mecanismos de comunicação;
- Gestão de recursos humanos, competências e infraestruturas;
- Planeamento, conceção, desenvolvimento e avaliação dos serviços de educação e formação;
- Gestão das relações com formandos, clientes e outras partes interessadas;
- Identificação e tratamento de riscos e oportunidades;
- Definição de indicadores e mecanismos de monitorização e avaliação do desempenho;
- Gestão de reclamações, não conformidades e ações corretivas;
- Organização e controlo da informação documentada;
- Implementação de mecanismos de melhoria contínua.
Os procedimentos e instrumentos são desenvolvidos ou adaptados à realidade da organização, procurando assegurar o cumprimento dos requisitos normativos e, simultaneamente, uma utilização simples e eficaz pelos seus colaboradores.
4. Sensibilização e capacitação das equipas
A eficácia de um sistema de gestão depende do conhecimento, envolvimento e participação dos colaboradores. Por esse motivo, promovemos ações de sensibilização e capacitação destinadas aos responsáveis e restantes colaboradores envolvidos nos processos abrangidos pelo sistema.
Esta fase contempla:
- Apresentação dos princípios e requisitos da ISO 21001;
- Sensibilização para a política e os objetivos do sistema de gestão;
- Esclarecimento de responsabilidades e circuitos de informação;
- Capacitação para a utilização dos procedimentos, documentos e registos;
- Apoio à integração dos requisitos normativos nas práticas quotidianas;
- Promoção de uma cultura de qualidade, avaliação e melhoria contínua.
Pretende-se assegurar que o sistema de gestão é efetivamente compreendido e aplicado, promovendo a autonomia das equipas e a sua participação ativa na melhoria dos processos organizacionais.
5. Acompanhamento da implementação e avaliação do desempenho
Ao longo do projeto, acompanhamos a aplicação dos procedimentos e instrumentos definidos, verificando a sua adequação e o grau de apropriação pela organização.
Esta fase inclui:
- Acompanhamento da implementação dos processos e procedimentos;
- Verificação da utilização dos documentos e registos;
- Análise dos indicadores de desempenho e dos resultados obtidos;
- Avaliação da eficácia das práticas implementadas;
- Identificação de dificuldades, desvios e oportunidades de melhoria;
- Apoio à preparação da revisão do sistema de gestão pela direção.
O acompanhamento permite introduzir os ajustamentos necessários e consolidar o funcionamento do sistema antes da sua avaliação formal.
6. Auditoria interna e implementação de ações de melhoria
Antes da certificação, é realizada uma auditoria interna ao Sistema de Gestão das Organizações Educativas/ Formativas, com o objetivo de avaliar o grau de conformidade face aos requisitos da ISO 21001 e verificar a efetiva implementação e eficácia dos processos definidos.
A auditoria é realizada através da análise documental, verificação de registos e evidências e interação com os responsáveis pelos processos auditados.
Os resultados são sistematizados num relatório de auditoria interna, que identifica:
- O grau de conformidade do sistema de gestão;
- Os principais pontos fortes e fragilidades;
- As não conformidades e oportunidades de melhoria;
- As evidências analisadas e os requisitos aplicáveis;
- As recomendações de correção e melhoria.
Na sequência da auditoria, prestamos apoio técnico à definição e implementação das ações corretivas e de melhoria necessárias, contribuindo para a preparação da organização para a auditoria de certificação.
7. Preparação e acompanhamento do processo de certificação
Concluída a implementação e avaliação interna do sistema de gestão, apoiamos a organização na preparação do processo de certificação junto de um organismo de certificação.
Esta fase pode incluir:
- Orientação na seleção do organismo de certificação;
- Organização da informação e documentação necessária;
- Preparação da organização para as diferentes etapas da auditoria de certificação;
- Apoio técnico na análise de eventuais constatações da auditoria externa;
- Orientação na definição de ações corretivas e na preparação das respetivas respostas;
- Acompanhamento técnico até à conclusão do processo de certificação.
A decisão de atribuição da certificação compete exclusivamente ao organismo de certificação, no âmbito dos seus procedimentos de avaliação.
A ISO 21001 e a certificação DGERT
Para as entidades formadoras já certificadas pela DGERT, a implementação da ISO 21001 pode constituir um importante passo no desenvolvimento e consolidação dos seus sistemas de gestão.
Embora tenham objetivos e requisitos distintos, os dois referenciais apresentam áreas de complementaridade, nomeadamente ao nível da organização da atividade formativa, gestão de recursos, avaliação de resultados, satisfação dos formandos e melhoria contínua.
A experiência da Tecla nos dois referenciais permite desenvolver uma abordagem integrada, aproveitando os procedimentos e instrumentos já existentes e evitando, sempre que possível, a duplicação de processos e documentação.
A certificação ISO 21001 pode contribuir para reforçar a credibilidade institucional, diferenciar a organização no mercado e demonstrar o seu compromisso com a qualidade e a melhoria contínua dos serviços de educação e formação.
Não hesite em contactar-nos. Fale connosco. A nossa equipa poderá analisar as características da sua organização, esclarecer os requisitos da ISO 21001 e apresentar uma proposta de consultoria e acompanhamento técnico ajustada às suas necessidades e objetivos.
Consulte, ainda, os nossos serviços de:
